Verfahrensdokumentation nach GoBD
Was muss eine Verfahrensdokumentation enthalten?
In den GoBD genannten Vorschriften der Finanzverwaltung über die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Datenspeicherung wird unter der Textziffer 151 bis 154 von jedem Unternehmen eine sogenannte Verfahrensdokumentation gefordert. Diese Dokumentation soll alle IT-Prozesse die sich z. B. mit der Aufzeichnung von Personal, Erlösen, Aufträgen, Betriebsausgaben, Warenlagern, also mit allen Daten des Betriebes beschäftigen enthalten, abbilden, erläutern und so darstellen, dass ein Betriebsprüfer alles sehr leicht erkennen kann.
Seit dem 1. Januar 2015 ist die Verfahrensdokumentation leider Pflicht.
Einziger Trost: Es ist kein Gesetz aus dem Bundestag, sondern "nur" eine Verwaltungsanweisung. Eine Klage dagegen vor Gericht bei allzu pingeligen Prüfern könnte Erfolg haben.
Auszug aus dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 zur Verfahrensdokumentation / GoBD
152 Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.
153 Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.
154 Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht. ... Die Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten. ... "
Hinweis:
Unseres Erachtens hat kaum eine kleinere Unternehmung eine solche Dokumentation. In Betriebsprüfungen wird das zukünftig aber immer mehr ein Problem werden, das zu teurer Steuernachzahlungen in Form von "Hinzuschätzungen" führen kann. Gern beraten wir Sie bei der Erstellung.